viernes, 21 de mayo de 2010

Combinar correspondencia con Word:

guía a través del proceso:
Esta es la introducción a una serie de artículos que describen los pasos básicos del proceso de combinación de correspondencia tomando las cartas como ejemplo. Este sitio es un lugar excelente para obtener una visión general del proceso. La serie incluye:
Paso 1: elegir un tipo de documento y un documento principal




El primer paso en el proceso de combinar correspondencia implica dos elecciones. En primer lugar, elige el tipo de documento en el que desea combinar la información. A continuación, elige el documento principal que desea utilizar.
Elegir el tipo de documento en el que se va a combinar la información
El panel de tareas Combinar correspondencia se abre con una pregunta sobre el tipo de documento combinado que está creando. Una vez elegido, haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.

Nota Si tiene compatibilidad de fax en su equipo y un fax módem instalado, también verá Faxes en la lista de tipos de documento.
Elegir el documento principal que desea utilizar
Si el documento principal (denominado el documento inicial en el panel de tareas) ya está abierto, o está empezando con un documento en blanco, puede hacer clic en Utilizar el documento actual.

De lo contrario, haga clic en Empezar a partir de una plantilla o en Empezar a partir de un documento existente y busque la plantilla o el documento que desea utilizar.



Paso 2: conectarse con un archivo de datos y seleccionar registros



Para combinar información exclusiva en su documento principal, debe conectarse (o crear y conectarse) al archivo de datos en el que está almacenada la información exclusiva. Si no desea utilizar todos los datos del archivo que va a combinar, puede elegir los registros que desea usar.
Conectarse al archivo de datos
En este paso del proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al archivo de datos donde se encuentra almacenada la información exclusiva que desea combinar en su documento.

Si la información de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es completa y está actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas para clientes o mensajes de correo electrónico. Sólo tiene que hacer clic en Seleccionar de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta Contactos.
Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base de datos de Microsoft Office Access que contiene la información de sus clientes, haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinar para buscar el archivo.
Si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en Escribir una lista nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda como un archivo de base de datos de direcciones(.mdb) que se puede reutilizar.
Nota Si está creando mensajes de correo electrónico o faxes combinados, asegúrese de que su archivo de datos incluye una columna para la dirección de correo electrónico o el número de fax. Necesitará dicha columna más adelante en este proceso.
Elegir los registros en el archivo de datos que desea utilizar
Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente tenga que combinar la información de todos los registros (filas) de ese archivo de datos en el documento principal.
El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrirá tras conectarse con el archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo archivo de datos. Puede seleccionar un subconjunto de registros para su combinación de correspondencia ordenando o filtrando la lista.

Siga uno de estos procedimientos:
• Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente o descendiente, haga clic en el encabezado de columna.
• Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de columna que contiene el valor por el que desea filtrar. O, si la lista es larga, haga clic en (Avanzado) para abrir un cuadro de diálogo en el que podrá establecer el valor. Haga clic en (Espacios) para que se muestren sólo los registros que no contienen información o en (Sin espacios) para que sólo se muestren los registros que contienen información.





Paso 3: agregar campos al documento principal


Tras conectar el documento principal con un archivo de datos, podrá empezar a agregar campos que indiquen dónde aparecerá la información exclusiva en cada copia del documento que genere al combinar. Para asegurarse de que Word pueda encontrar una columna en su archivo de datos que se corresponda con cada dirección o saludo, es posible que tenga que asignar campos.
Agregar campos
Si el documento principal todavía está en blanco, escriba la información que aparecerá en cada copia. Después, agregue campos haciendo clic en los hipervínculos en el panel de tareas.
Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento principal en ubicaciones donde desea que aparezca información exclusiva. Por ejemplo, puede hacer clic en los vínculos Bloque de direcciones o en Línea de saludo del panel de tareas para agregar campos junto a la parte superior de una carta de un producto nuevo, de manera que cada carta con destinatario contenga una dirección y un saludo personalizados. Los campos aparecen en el documento con comillas dobles, por ejemplo, «Bloque de dirección».

Si hace clic en Más elementos en el panel de tareas, puede agregar campos que coincidan con cualquiera de las columnas del archivo de datos. Por ejemplo, los datos pueden incluir una columna denominada Nota personal. Al poner un campo Nota_personal en la parte inferior de una carta modelo, puede personalizar cada copia todavía más. Incluso puede personalizar los sobres agregando un código de barras postal, si está utilizando la versión de Word en idioma inglés (Estados Unidos), o el franqueo electrónico (si tiene instalado un programa de franqueo electrónico).
Asignar campos
Si en el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de línea de saludo, se le pedirá que elija el formato que prefiere. Por ejemplo, la ilustración muestra el cuadro de diálogo Línea de saludo que se abre al hacer clic en Línea de saludo en la lista de tareas. La lista que hay en Formato de la línea de saludo se utiliza para realizar selecciones.

Si Word no puede hacer coincidir un elemento de saludo o de dirección con una columna del archivo de datos, las líneas de las direcciones y de los saludos no se combinarán correctamente. Para ayudar a evitar problemas, haga clic en Asignar campos. Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

Los elementos de una dirección y de un saludo se enumeran a la izquierda y los encabezados de columna del archivo de datos a la derecha.
Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word automáticamente hace coincidir la columna Apellido del archivo de datos con Apellidos. Sin embargo, Word no pudo hacer coincidir otros elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede hacer coincidir Apellidos o Dirección 1.
Utilizando la lista de la derecha puede seleccionar la columna de su archivo de datos que coincida con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con Apellidos, y la columna Dirección coincide con Dirección 1. No importa si Tratamiento de cortesía, Organización y Nombre del cónyuge no presentan coincidencias puesto que no son relevantes en los documentos que está creando.

Cuando haya terminado de agregar y asignar campos en el documento principal, ya estará listo para dar el siguiente paso.

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